Modulo Gestione Documentale

NEXTWARE PRO - SOFTWARE SPECIFICO PER ORGANIZZAZIONI ED ENTI DEL TERZO SETTORE

MODULO GESTIONE DOCUMENTALE

Il modulo Gestione Documentale mette a disposizione le funzionalità di protocollo elettronico e archiviazione elettronica dei documenti. Avendo installato questo modulo è possibile archiviare facilmente qualunque documento in ingresso e in uscita dall’organizzazione.

L’archiviazione può essere eseguita anche contestualmente all’inserimento di una registrazione contabile come, ad esempio, una fattura di acquisto, una nota spese, ecc: o a documenti emessi (esempio: ordini a fornitore, impegni, accertamenti, mandati, reversali, fatture, ecc). Nel primo caso, rientrando successivamente nelle registrazioni contabili è possibile visualizzare direttamente il documento archiviato.

Se sono installati anche i moduli soci / iscritti e / o fundraising, l’archiviazione è possibile anche partendo dalle rispettive anagrafiche: in questo modo il documento viene collegato direttamente al soggetto. La funzione di configurazione del documentale consente di indicare quali sono i tipi di documento pubblici: in questo modo nell’archiviare i documenti, tramite la selezione del tipo di documento, si determina se si tratta di documenti pubblici o interni all’organizzazione: i documenti pubblici intestati ai donatori risulteranno disponibili a ciascuno di essi direttamente dalla propria area riservata.

Con il modulo gestione documentale in qualunque momento è possibile eseguire ricerche visuali o per chiavi dei documenti archiviati partendo da uno qualunque degli eventi ai quali è abbinato: ad esempio da una registrazione contabile è possibile visualizzare la fattura, l’impegno, il mandato, l’ordine a fornitore, ecc.. Partendo dalla ricerca visuale, cliccando il soggetto, viene esposta l’albertura delle cartelle che contengono i suoi documenti, aprendo le cartelle vengono visualizzati i documenti contenuti.

Il modulo è comprensivo delle funzioni per ottenere la stampa del registro dei protocolli e del registro unico della fatture (per le Pubbliche Amministrazioni).

Tutti i documenti archiviati nel sistema gestionale NextWare Pro sono disponibili anche dal sistema documentale NextWare Doc cioè dalla piattaforma documentale che, oltre ad implementare le funzioni di protocollazione ed archiviazione, mette a disposizione tutta un’altra serie di funzionalità sui documenti (workflow, firma digitale, marcatura temporale, conservazione digitale e/o sostitutiva, ecc).

CARATTERISTICHE

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